Равнение на эффективность

07.05.2009

Повышение КПД сотрудников — один из самых действенных способов стабилизировать в период кризиса любую организацию, в том числе и государственную. О том, как этого добиться, нашему еженедельнику рассказала заместитель руководителя Управления Россельхознадзора по Тверской и Псковской областям, разработчик одного из методов интенсификации труда Елена Лапина

Повышение КПД сотрудников — один из самых действенных способов стабилизировать в период кризиса любую организацию, в том числе и государственную. О том, как этого добиться, нашему еженедельнику рассказала заместитель руководителя Управления Россельхознадзора по Тверской и Псковской областям, разработчик одного из методов интенсификации труда Елена Лапина

Визитка

Елена Александровна Лапина

Заместитель руководителя Управления Россельхознадзора по Тверской и Псковской областям

Дата рождения: 12.05.1979

— Елена Александровна, нынешний кризис стал настоящим экзаменом на знание и применение управленческих навыков для всех субъектов экономики — от крупнейших предприятий до малого бизнеса. Тем не менее, в условиях дефицита бюджета задачи по оптимизации деятельности стоят и перед госструктурами. Как решается этот вопрос в Управлении Россельхознадзора по Тверской и Псковской областям?

— Действительно, «кадры решают все», и сегодня трудовой коллектив является важнейшим инструментом в достижении поставленных задач и решении проблем. В связи со сложившейся непростой экономической ситуацией Управление Россельхознадзора по Тверской и Псковской областям столкнулось с рядом проблем, которые нужно было решать быстро и эффективно. Одной из проблем является то, что при сокращении штатной численности объемы работы не снизились, а требования к эффективному осуществлению контрольно-надзорной деятельности возросли. Это заставило разработать методы оценки и анализа эффективности труда каждого сотрудника управления. Нам необходимо было, во-первых, достигнуть максимальной эффективности проводимых контрольных мероприятий. Во-вторых, разработать для сотрудников понятные алгоритмы работы, которые позволили бы оперативно отслеживать и анализировать информацию о фактических показателях работы отделов, их сотрудников и управления в целом. И, в-третьих, в целях стимулирования и поощрения труда заинтересовать сотрудников в достижении качественных и высоких показателей в работе.

— Что легло в основу интенсификации труда в управлении и насколько трудно ее было провести с организационной точки зрения?

— Наш проект основан на онлайновом мониторинге индивидуальной деятельности каждого члена коллектива. Осуществляется он следующим образом. В течение дня сотрудник заполняет электронный документ определенной формы, в который вносит этапы и результаты своей работы. Руководство управления, начальники отделов в любой момент могут отследить и проконтролировать результаты деятельности каждого сотрудника и отдела в целом. Стоит отметить, что при внедрении проекта возник ряд трудностей. Первое — человеческая психология, которая выразилась в боязни «тотального контроля». Второе — непонимание основных целей и задач электронной системы отчетности, в которой сотрудники указывали не основные и главные показатели своей работы (количество проверок, составленных актов и протоколов, отобранных проб), а отмечали в программе количество минут, проведенных у копировальной техники, число отправленных факсов, разговоров по телефону и пр. И только когда заполнение отчетных документов нового типа вошло в привычку и перестало восприниматься как нечто неестественное, люди сами увидели, насколько удобнее стало работать. Хотя бы потому, что теперь работники управления могут видеть и анализировать свои фактические результаты труда и его эффективность, а также появилась возможность оперативного обобщения информации и предоставления ее руководству и другим адресатам. А самое оптимистичное — это то, что у сотрудников появился стимул к достижению высоких показателей в работе, так как руководство видит реально достигнутые результаты и может оценить их с помощью разных видов поощрения.

— Какие преимущества получило руководство организации от введения электронного мониторинга?

— Нужно отметить, что сразу же существенно повысилась дисциплина. Причем именно дисциплина труда. Деятельность сотрудников стала более структурированной — пришлось научиться грамотно распоряжаться рабочим временем. А значит, повысилась и эффективность. С другой стороны, стали выявляться слабые места в управлении организацией в целом и, соответственно, появилась возможность принимать нужные и оперативные управленческие решения, которые оптимизировали бы работу организации. Не менее важным оказалось и то, что теперь вполне реально постоянно отслеживать количество, качество и эффективность проведенных проверок. Здесь уже можно говорить о том, что интенсификация труда в управлении ведет к более высокому качеству жизни региона и безопасности его жителей. Таким образом, одну из главнейших задач нашего территориального органа можно выразить тремя словами — обеспечение безопасности жизнедеятельности.

— Но если настолько серьезные результаты достигнуты в государственном учреждении с большим штатом и множеством бюрократических тонкостей, вероятно, эта методика будет не менее эффективно работать и в коммерческих предприятиях, малом и среднем бизнесе. Готовы ли вы поделиться опытом, если руководители компаний обратятся к вам за помощью?

— Безусловно, этот метод оценки и контроля труда будет работать везде и в конечном итоге на выходе приведет к повышению КПД сотрудников и организации в целом. Ведь метод основан на справедливой для любого предприятия логике: оценивать нужно не промежуточные результаты и общий объем работы, а конкретные, функциональные итоги труда. И уже именно по этим данным необходимо анализировать ошибки самого процесса работы. В принципе, наши специалисты готовы выступить консультантами по всем интересующим вопросам.

Сергей АНДРЕЕВ

Фото Николая ЧУВАЕВА